Obrazac prijave slijedi pristup logičke matrice samo je potrebno detaljnije tekstualno elaborirati već definirano u matrici. Tako na primjer u logičkoj matrici imamo već definirane aktivnosti koje je u obrascu prijave potrebno posložiti u vremenskom slijedu – na taj način dobivamo plan aktivnosti u obliku Ganttovog dijagrama.

Postoje aktivnosti koje su preduvjeti za ostvarivanje nekih drugih aktivnosti – to su takozvane ključne točke - na njih treba obratiti posebnu pozornost jer ako se ne ostvare – zaustavit će provođenje nekih drugih projektnih aktivnosti. Osim toga potrebno je aktivnosti razdijeliti na pojedinačne zadatke, pod-aktivnosti kojima se može lako upravljati i za koje se mogu zadužiti pojedine osobe kako bi se znalo tko što radi i tko je odgovoran za obavljanje pojedinog zadatka. Za svaki pojedini zadatak potrebno je predvidjeti realnu procjenu trajanja. Najčešći problem koji se javlja u pripremi rasporeda aktivnosti je upravo podcjenjivanje potrebnog vremena za provedbu.

Dobro složen plan aktivnosti služi kao temelj za raspored resursa, dakle temeljem njega možemo odrediti potrebne ekspertize projektnog osoblja, količinu angažmana pojedinaca i definirati troškove te opremu koja nam je potrebna da bi se aktivnosti provele. Definiranjem troškova prelazimo na zadnji korak u pisanju projektnog prijedloga.

Pri ispunjavanju narativnog dijela prijave bitno je voditi računa o dva različita dijela upitnika, takozvani projektni sažetak i projektni prijedlog.

Sažetak projektnog prijedloga

- sažetak projekta kojeg će članovi odbora za ocjenjivanje koristiti prilikom trećeg koraka evaluacije pristiglih ponuda. On mora biti kratak, jasan, precizan, mjerljiv a istovremeno pružiti dokaze da je projekt zaista relevantan. Za to nam može pomoći evaluacijski upitnik za procjenjivanje pri provedbi trećeg koraka evaluacije. Zbog transparentnosti cjelokupne procedure odabira projekata upitnici za procjenu projektnih prijedloga se objavljuju u uputama za prijavitelje projekata kao standardna natječajna dokumentacija. Upravo pitanja iz tih upitnika mogu nam poslužiti kao orijentir što to odbor za ocjenjivanje ustvari ocjenjuje. Na taj način možemo i procijeniti jesmo li pružili sve odgovore na pitanja koje će članovi odbora postaviti nakon što pročitaju prijavu. Nastojite jasno povezati aktivnosti i rezultate. Svaka aktivnost mora odgovarati rezultatima i na taj način biti povezana. Potrebno je pridržavati se jedinstvene nomenklature aktivnosti i rezultata kroz cijeli dokument te ne odstupati od nazivlja kako bi članovi odbora za ocjenjivanje mogli pratiti nazive aktivnosti i rezultate kroz cijeli dokument.

Projektni prijedlog

- detaljna razrada concept note-a koja obuhvaća i vremenski raspored aktivnosti.. Treba imati na umu kauzalnost logička matrica – sažetak projekta – opisni dio projekta – jedna te ista nomenklatura provlači se kroz sve dijelove projektnog prijedloga.