Bespovratna sredstva iz aktualnog pretpristupnog programa dodjeljuju se putem natječaja koje provode provedbene agencije od kojih je jedna i Središnja agencija za financiranje i ugovaranje.

Natječaji koji su u nadležnosti agencije se nalaze na našoj internetskoj stranici www.safu.hr .

Također Vas molimo da se informirate o svojim mogućnostima u okviru druge i pete komponente IPA programa za koje su nadležne institucije Agencija za regionalni razvoj te Agencija za plaćanja u poljoprivredi, ribarstvu i ruralnom razvoju.

SAFU kao ugovaratelj je odgovoran za nadgledanje napretka u provedbi projekata, te izvršavanje ugovornih obveza na primjeren način i sukladno ugovorenim rokovima. Pojedinosti svake faze provedbe projekta nalaze se u opisima poslova i/ili tehničkim specifikacijama, te su potvrđene u početnom izvješću svakog projekta. Takve pojedinosti također sadrže informacije o zahtjevima i rokovima za dostavu međuizvješća i završnih izvješća. 

Svrha praćenja provedbe projekata je da:

• - osigura da je projekt nadgledan s tehničkog i administrativnog gledišta,
• - osigura da je ugovor proveden na ispravan način i u skladu s rokovima,
• - osigura pravovremeno otkrivanje odstupanja u izvedbi ugovora, te primjenu mjera za ublažavanje ili otklanjanje odstupanja ili drugih nedostataka u ugovoru.

Aktivnosti praćenja uključuju:

• - odobrenje izvješća koje sastavljaju ugovorne strane,
• - obilazak projekata
• - praćenje aktivnosti u odnosu na plan rada koji je odobren u početnoj fazi projekta
• - praćenje troškova u odnosu na proračun odobren u ugovoru,
• - kontakte sa svim stranama uključenim u provedbu projekta,
• - rješavanje i praćenje problema,
• - pripreme izvješća i odluka/preporuka koje iz njih proizlaze (npr. zahtjevi za dopunama ugovora, itd.)
• - izmjene ugovora (ukoliko je to potrebno).

Za praćenje provedbe ugovora odgovorni su stručnjaci za nabavu koji vode pojedini ugovor. Nakon početka izvršavanja ugovora, stručnjak za nabavu priprema plan aktivnosti vezanih uz praćenje provedbe (uključujući i obilazak projekta) koji odobrava ravnatelj SAFU, te koji se redovito prati.

A: Proces nabave sastoji se od tri glavne faze: izrade natječajne dokumentacije, provedbe natječaja i postupka ugovaranja. Tijekom faze izrade natječajne dokumentacije, izrađuje se sva dokumentacija potrebna za pokretanje natječaja ovisno o vrsti nabave (izrada opisa poslova za usluge, opisa poslova za twinning, uputa za podnositelje aplikacija  za bespovratna sredstva, tehničkih specifikacija za nabavu roba ili radove). Pomoć u izradi projekata, npr. priprema projekata za postupak natječaja (izrada opisa poslova za usluge, opisa poslova za twinning, itd.) također je moguća ukoliko je ovaj oblik pomoći predviđen u sažetku projekta. Dokumentacija pripremljena u fazi izrade natječajne dokumentacije koristi se za odabir ugovorne strane tijekom natječajnog procesa, kojim upravlja SAFU. Vrsta natječajne dokumentacije i specifični koraci koje je potrebno poduzeti ovise o vrsti ugovora i proceduri koja se koristi u natječaju. Procedure i standardni dokumenti koji se koriste u dodjeli ugovora za nabavu usluga, roba, izvođenje radova i dodjelu bespovratnih sredstava objavljene su u «Praktičnom vodiču za procedure ugovaranja za vanjske aktivnosti Europske zajednice» (PRAG). Standardni dokumenti i obrasci dio su dodataka u PRAG-u. Provedba natječajne procedure temelje se na vrijednosti pojedinih ugovora uključujući i sufinanciranje. U iznimnim slučajevima dopuštena su odstupanja od standardnih pravila, ali samo uz odobrenje Delegacije Europske komisije. Odbor za ocjenjivanje ponuda odgovoran je za ocjenjivanje podnesenih ponuda i pripremu preporuke za dodjelu ugovora. Odbor za ocjenjivanje sastoji se od:

-    predsjedavajućeg bez prava glasa,

-    tajnika bez prava glasa,

-    neparnog broja članova s pravom glasa (minimalni broj od pet članova za ugovore za izvođenje radova, minimalni broj od tri člana za ugovore za nabavu usluga, roba i dodjelu bespovratnih sredstava, te minimalni broj od dva člana za okvirne ugovore),

-    u slučaju dodjele bespovratnih sredstava mogu biti angažirani procjenitelji, koji nisu članovi odbora za ocjenjivanje.

Krajnji korisnik projekta predlaže SAFU kandidate za odbor za ocjenjivanje (članove s pravom glasa). 

Postoji mogućnost povezivanja s pograničnim županijama u sklopu programa INTERREG te u budućnosti kroz IPA CBC programa prekogranične suradnje (vidi www.strategija.hr). Natječaji za ove programe ne predviđaju se prije kraja 2008. Svaki natječaj definira konkretne prioritete koji će se kroz njega financirati te su navedeni u Uputama za podnositelje projektnih prijedloga koji se uz natječaj objavljuje na stranicama Središnje agencije za financiranje i ugovaranje (www.safu.hr) . Više informacija o tim mogućnostima potražite u Ministarstvu regionalnog razvoja, šumarstva i vodnoga gospodarstva u Upravi za integrirani regionalni razvoj (www.mrrsvg). Trenutačno nema otvorenih natječaja za taj program.

Procedure i pravila nabave i ugovaranja za prijavitelje projekata u okviru pojedinih programa EU nalaze se u Praktičnom vodiču kroz procedure ugovaranja pomoći EZ trećim zemljama (PRAG - Practical Guide EC External Aid Contract procedures), na stranici http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/index_en.htm, EuropeAid-a, te na stranicama SAFU (CFCA), www.safu.hr , za pojedine otvorene natječaje.

Potrebno je napraviti projekt unutar odgovarajuće grant sheme i prijaviti ga na natječaj. Sva potrebna natječajna dokumentacija dostupna je na stranicama SAFU (CFCA), www.safu.hr Tender opportunities, a moguće je također i provjeriti kako su izgledali zahtjevi na završenim natječajima iz CARDS 2004. programa u području zaštite okoliša, na stranici http://cfcu.mfin.hr/tenderYYY/CARDS_2004.htm.