RIJEČ KORISNIKA: Sveučilište u Rijeci
Koje aktivnosti ste vi kao korisnik poduzeli kako biste uspješno savladali eventualne prepreke koje se događaju tijekom provedbe projekta?
Sveučilište u Rijeci provelo je krajem 2015. projekt „Razvoj istraživačke infrastrukture na Kampusu Sveučilišta u Rijeci“ vrijedan 180.182.048,91 kuna, financiran iz Europskog fonda za regionalni razvoj (85%) i nacionalnim sredstvima (15%). Radi se o najvećem projektu provedenom na Sveučilištu u Rijeci, te jednom od prvih projekata financiranih iz Strukturnih fondova Europske unije u Hrvatskoj općenito. Odobreni iznos nadmašuje sva kumulativna ulaganja u znanstvenu opremu na Sveučilištu u Rijeci do sada. Projekt je započeo 19. travnja 2014. godine, a završen je 18. prosinca 2015. s osnovnim ciljem povećanja konkurentnosti hrvatskoga gospodarstva kroz unapređenje istraživačke infrastrukture, što je u skladu s Lisabonskom strategijom, strategijom Europa 2020. i prioritetima Operativnog programa Regionalna konkurentnost. U tijeku je 5 godina nadziranja korištenja rezultata projekta.
Kroz projekt je nabavljena nova, modernizirana i nadopunjena postojeća istraživačka infrastruktura za sljedeće centre na Sveučilištu u Rijeci: Centar za visokopropusne tehnologije, Centar za mikro i nano znanosti i tehnologije, Centar za napredno računanje i modeliranje i laboratorije Građevinskog fakulteta. Nabavka opreme osigurala je implementaciju novih metodologija i tehnologija u svim znanstvenim područjima s ciljem povećanja istraživačkih kapaciteta Sveučilišta u Rijeci. Navedene aktivnosti već sada omogućavaju izvrsnost u razvoju, inovacijama i istraživanju, ali i povećanje broja znanstvenih projekata, a sve u cilju smanjenja regionalne nejednakosti u razini znanstvene, istraživačke i obrazovne infrastrukture.
Da bi se što lakše upravljalo i pravilno provodilo spomenuti projekt, napisali smo Smjernice za rad na projektu, namijenjene svima koji su uključeni u provedbu projekta. U njima smo definirali strukturu upravljanja projektom i pravila komunikacije te saželi najvažnije elemente Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava i studije izvodljivosti, kao npr. način prikupljanja podataka potrebnih za izvješćivanje o projektu, pravila izvješćivanja, pravila pohrane dokumenata, prihvatljivost troškova, način upravljanja nabavljenom opremom te pravila vidljivosti projekta. Također smo kreirali kompleksan sustav za upravljanje svim projektnim aktivnostima i praćenje provedbe projekta na SharePoint portalu Sveučilišta u Rijeci. Svaki član tima i stručnih službi uključenih u projekt imao je definirane ovlasti i mogućnosti korištenja sustava koji smo kasnije primijenili i na druge EU projekte. Središnja točka i polazište za sve aktivnosti vezane za EU projekte na Sveučilištu je Centar za EU projekte i voditelj projekta.
Osim navedenoga, preuzimanje i evidentiranje znanstvene opreme precizno smo definirali u Proceduri za preuzimanje i evidentiranje znanstvene opreme, a popisivanje, upravljanje i korištenje opreme definirano je u Ugovorima o međusobnim odnosima Sveučilišta u Rijeci kao nositelja projekta i korisnika (institucija) zaduženih za znanstvenu opremu i pratećim Pravilnikom o korištenju infrastrukture, opreme i ostalih sredstava pribavljenih bespovratnim sredstvima europskih fondova.
Da bi se postigao cilj projekta neophodna je bila i pojačana promocija primjene znanstvene opreme znanstvenicima na sastavnicama Sveučilišta putem Senata, tematskih točaka Fakultetskih vijeća sastavnica, tribina, na radionicama Znanstvenih kolokvija, znanstvenim skupovima, gospodarskim forumima, nevladinim udrugama i sl.
Što biste iz stečenog iskustva poručili drugim korisnicima projekata?
Kako bi provedba bilo kojeg projekta bila uspješna, a posebice ovako velikih projekata, potrebno je izuzetno dobro planirati te upravljati resursima koje institucija ima na raspolaganju. Tijekom provedbe projekta nužno je konstantno evaluirati što je učinjeno i voditi računa o rokovima, a sve kako bi se moglo pravovremeno prilagoditi nepredviđenim situacijama, kojih u provedbi projekata uvijek ima. Sve aktivnosti koje sam ranije spomenula Sveučilište u Rijeci primijenilo je i pri provedbi drugih infrastrukturnih projekata sufinanciranih iz Europskog fonda za regionalni razvoj – „Centar za translacijska medicinska istraživanja – TransMedRi“ i „Studentski smještaj na Kampusu Sveučilišta u Rijeci, 1. faza (TRIS)“, proširili ih i prilagodili specifičnostima svakog pojedinog projekta i to se pokazalo izvrsnim.
Na koji način se dobrim planiranjem može prevenirati otežana provedba projekta?
Struktura upravljanja projektom mora biti precizno definirana, jasna i nedvosmislena i svaki dionik u projektu mora znati koje su mu obaveze. Sustav za upravljanje svim projektnim aktivnostima i praćenje provedbe projekta na SharePoint portalu institucije preko kojeg su dokumenti i pojašnjenja dostupni u svakom trenutku svim sudionicima u projektu skraćuju vrijeme putovanja informacija, te se uklanjaju nejasnoće i krivo interpretirane informacije. Što se bolje i jasnije definiraju zaduženja, obaveze i ovlasti na samom početku projekta to će biti manje nesnalaženja i problema pri provedbi projekta koja se u potpunosti nikada ne mogu izbjeći, pogotovo kod ovako složenih projekata s velikim brojem sudionika iz različitih struka i vrlo složenih aktivnosti.
Jedino preciznim i jasnim financijskim planiranjem može se voditi računa o novčanom tijeku projekta, odnosno znati kada i koliko predujma zatražiti, kada podnositi izvješća, kada zatražiti prenamjenu sredstava, kako definirati rokove isporuke i plaćanja dobavljačima te predvidjeti eventualna razdoblja kada će institucija morati vlastitim sredstvima premostiti razdoblje do uplate bespovratnih sredstava.
Koji dio tijekom provedbe vam je bio najizazovniji?
U okviru projekta „Razvoj istraživačke infrastrukture na Kampusu Sveučilišta u Rijeci“, u razdoblju od svega 20 mjeseci objavljeno je i potpuno izvršeno više od 80 postupaka javne nabave, od čega više od pola otvorenih i pregovaračkih postupaka nabave. Proveden je i jedan postupak natjecateljskog dijaloga (prvi takav u Hrvatskoj) i to za nabavu visoko učinkovitog računalnog okružja s popratnom opremom i prilagodbom prostora. Upravo koordinacija svih aktivnosti potrebnih za provedbu i izvršenje javnih nabava znanstvene opreme, ali i različitih vrsta radova (građevinsko-obrtničkih, instalaterskih, električarskih, strojarskih i sl.) za prilagodbu već ranije izgrađenih objekata na Sveučilišnom kampusu za prihvat opreme bio je poseban izazov.
Obzirom na proračun projekta veći od 180 milijuna kuna, Sveučilište je, kako bi osiguralo pozitivan novčani tijek, Zahtjeve za nadoknadom sredstava moralo podnositi puno češće od obaveznih tri mjeseca. Tako je u 20 mjeseci provedbe projekta poslano čak 18 Zahtjeva.
Kako je već ranije rečeno, radi se o najvećem projektu provedenom na Sveučilištu u Rijeci, te jednom od prvih projekata financiranih iz Strukturnih fondova Europske unije u Hrvatskoj općenito, u kojem je vršena koordinacija informacija između oko 150 sudionika na svim razinama, pa veličinu izazova nije potrebno više od toga isticati.