Plan nabave predstavlja jedan od alata za planiranje ulaganja i trošenja projektnih sredstava. Svaki dobar plan nabave mora sadržavati sve nabave koje su planirane u okviru projekta – kako one provedene tako one koje se trenutno provode i koje će se tek provoditi. Plan nabave je također i alat za praćenje izvršenja odnosno ostvarivanja postavljenih ciljeva i rezultata projekta te pridonosi transparentnosti cijelog postupka provođenja javne nabave. Također, važno je za naglasiti kako sve stavke proračuna iz Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ne predstavljaju nužno i predmete nabava (najam, službena putovanja za koja se ne koriste agencijske usluge, kotizacije, neizravni troškovi, školarine…) te ih kao takve nije potrebno navoditi u Planu nabave.
Plan nabave se dostavlja u roku od 10 radnih dana (osim projekata tehničke pomoći) od potpisa Ugovora na obrascu koji osoba koja prati provedbu određenog ugovora iz SAFU dostavlja Korisniku. Predmetni obrazac sadržava sav propisani sadržaj te se dostavlja u Excel formatu. Popunjeni obrazac Plana nabave Korisnik dostavlja u SAFU u papirnatom obliku ili preko sustava eFondovi i mora biti ovjeren od strane Korisnika, odnosno osobe ovlaštene za zastupanje. Ukoliko neku nabavu provodi partner na projektu, u tom slučaju plan nabave mora biti ovjeren i od tog partnera.
Pregled Plana nabave
Nakon što je Plan nabave u zadanom roku dostavljen u SAFU, vrši se njegova provjera te izrađuju preporuke za poboljšanje. Preporuke nisu obvezujućeg karaktera za Korisnika s obzirom na to da je on odgovoran za provedbu kako svog projekta tako i nabava unutar njega, no predstavljaju temelj za dobar odabir postupaka nabava i daljnju provedbu projekta, a poštujući načela provođenja nabava. Zbog toga se svakako preporučuje uzeti ih u obzir prilikom izrade plana nabave, osim ako Korisnik ima primjedbe koje se tiču npr. zakonitosti ili primjenjivosti predloženih sugestija (iz naziva nabave nije moguće donijeti zaključak o predmetu nabave), što Korisnik svakako treba pojasniti. Preporuke se dostavljaju Korisniku unutar 10 radnih dana od zaprimanja Plana nabave (e-poštom ili kroz komunikacijski kanal eFondova). Ako su SAFU potrebne dodatne informacije, Korisnik će biti pisanim putem obaviješten o tome (ili kroz sustav eFondovi), uz naznaku roka za dostavu informacija koji ne može biti kraći od 3 niti duži od 10 radnih dana s time da se dani čekanja ne uračunavaju u rok za dostavu očitovanja Korisniku te završava slanjem zaključaka te popisa nabava odabranih za ex-ante provjeru dokumentacije Korisniku.
Izmjene plana nabave
S obzirom na to kako se Plan nabave dostavlja u roku od 10 radnih dana od potpisa Ugovora i u toj fazi predstavlja plan, kao takav je podložan izmjenama, za koje je ključno da budu pravodobno i bez odgode dostavljene SAFU, uz odgovarajuće obrazloženje.
Određivanje predmeta nabave i najčešća pogreška – umjetno dijeljenje procijenjene vrijednosti nabave
Tijekom procesa formiranja nabava potrebno je uzeti u obzir sve predmete nabave koje se provode u okviru projekta i one iz plana nabave Naručitelja (ukoliko se radi o javnom naručitelju) jer obveza po ZJN-u 2016 ne diskriminira prema izvoru financiranja. Za sve objedinjene nabave je u projektnom Planu nabave potrebno navesti cjelokupni iznos procijenjene vrijednosti nabave i primjenjivi postupak sukladno Planu nabave Naručitelja s oznakom nabave iz Plana nabave Naručitelja kako bi se istu moglo lako povezati s pripadajućom nabavom iz Plana nabave projekta. Predmet nabave je potrebno odrediti na način da predstavlja tehničku, tehnološku, oblikovnu, funkcionalnu i/ili drugu cjelinu. Potom se treba valjano izračunati procijenjena vrijednost nabave, što znači da se ne smije koristiti s namjerom izbjegavanja primjene Zakona o javnoj nabavi/Pravila o provedbi postupaka nabava za neobveznike Zakona o javnoj nabavi. Objedinjavanje nabava najčešće uzrokuje pozitivne efekte poput dobivanja povoljnijih cijena ponuda s obzirom na veću količinu, što posljedično omogućava učinkovitu nabavu te ekonomično i svrhovito trošenje sredstava. Ukoliko se radi o javnom Naručitelju (Korisniku), za jednostavne nabave pravila, uvjete i postupke mora utvrditi općim aktom, uzimajući u obzir načela javne nabave te mogućnost primjene elektroničkih sredstava komunikacije (opći akt mora biti objavljen na internetskim stranicama Naručitelja).
U postupku planiranja nabava i definiranja procijenjenih vrijednosti nabava važno je uzeti u obzir činjenicu da se predmet nabave može dijeliti na grupe nabava. Svrha i cilj podjele na grupe je učiniti postupak nabave prikladnim i dostupnim širem broju gospodarskih subjekata, osobito onim malim i srednjim, a sve na način koji će biti najbolji za Naručitelja. Dodatno, prema odredbama važećeg Zakona o javnoj nabavi javni Naručitelj koji u postupku javne nabave velike vrijednosti nije podijelio predmet nabave na grupe obvezan je u dokumentaciji o nabavi te u Izvješću o javnoj nabavi naznačiti glavne razloge za takvu odluku.
Umjetno dijeljenje procijenjene vrijednosti (tzv. „cjepkanje nabava“), odnosno predmeta nabave označava namjerno planiranje većeg broja manjih nabava i izbjegavanje objedinjavanja više stavki iz proračuna projekta u jedan postupak nabave kako bi se omogućilo provođenje jednostavnijih postupaka koji ne zahtijevaju javnu objavu nabave, što predstavlja nepravilnost za koju se može odrediti financijska korekcija od 100%.
Svakako se kod formiranja predmeta nabave i procijenjene vrijednosti nabave predlaže provesti analizu tržišta i prethodno savjetovanje sa zainteresiranim gospodarskim subjektima (isto je obavezno za nabave usluga i robe velike vrijednosti i nabavu radova (male i velike vrijednosti)) kako bi se eventualno ukazalo na nove mogućnosti grupiranja predmeta nabave te mogućem manjem broju nabava, što bi kasnije i samom Naručitelju olakšalo posao u procesu otvaranja ponuda, pregleda i ocjene ponuda te općenito postupanja s ponudama.
Nazad na sve biltene