1. Koje aktivnosti ste vi kao korisnik poduzeli kako biste uspješno savladali eventualne prepreke koje se događaju tijekom provedbe projekta?
Grad Beli Manastir u partnerstvu s Osnovnom školom „Dr. Franjo Tuđman“ iz Belog Manastira provodi projekt „Izgradnja prostora za produženi boravak učenika“. Ukupna vrijednost projekta je 3.340.000,00 kuna, od čega bespovratna sredstva iznose 2,834.750,00 kuna. Razdoblje provedbe projekta je od 1. ožujka 2017. godine do 1. studenoga 2019. godine. Projekt sufinancira Europska unija iz Europskog fonda za regionalni razvoj kroz Operativni program Konkurentnost i kohezija, Provedba Intervencijskog plana Grada Belog Manastira i Općine Darda.
Cilj projekta je izgradnja prostora za produženi boravak učenika čime će se osigurati prostorni preduvjeti za odvijanje jednosmjenske nastave u nižim razredima osnovne škole. Izgradnjom ukupno 2 učionice za produženi boravak i nove školske knjižnice znatno će se unaprijediti uvjeti rada, učenja, ali i kvalitete života roditelja. Produženi boravak dugoročno će doprinijeti revitalizaciji područja kroz zadržavanje mladih obitelji na području Grada Belog Manastira, od čega će profitirati lokalna zajednica koja će na raspolaganju imati obrazovanu mladu populaciju.
Osnovnu školu „Dr. Franjo Tuđman“ pohađaju učenici s područja Grada Belog Manastira – 501 učenik raspoređen u 13 odjeljenja nižih, 12 odjeljenja viših razreda te 7 odjeljenja za učenike s posebnim potrebama. Nastava se odvija u dvije smjene. Radi poboljšanja kvalitete održavanja nastave i premalog prostora postojeće knjižnice izvodi se dogradnja postojeće zgrade škole kako bi se osigurao njen kvalitetniji rad. Postojeća zgrada škole sastoji se od prizemlja i kata. Ukupna bruto površina postojeće zgrade škole iznosi 4.755,74 m² u sklopu koje je i nastavno sportska dvorana. Postojeća građevina i dogradnja odnose se na prizemlje i kat. Projektiranim zahvatom nadograđen je dio uz sjeverno pročelje zgrade na način da se nije zadiralo u nosivu konstrukciju postojeće zgrade. Spojni hodnik u prizemlju s istočne i zapadne strane ima direktan izlaz na vanjski prostor. Dograđeni dio sastoji se od dodatnih prostora za potrebe školske knjižnice i 2 učionice za niže razrede površine 60,38 m² te spojnog hodnika površine 12,81 m² u prizemlju i na katu. Ukupna bruto površina dograđenog dijela iznosi 327,22m². Ukupna neto površina svih prostorija iznosi 266,20m². Projektirana dogradnja zgrade i dalje je u funkciji postojeće zgrade – zgrada odgoja i obrazovanja. Rekonstrukcijskim zahvatima građevina nije promijenila svoju namjenu, a postići se veća kvaliteta rada u školi. Građevinski radovi na dogradnji su završeni, a nakon okončanog tehničkog pregleda i ishođene uporabne dozvole slijedi opremanje produženog boravka.
U svrhu kvalitetne provedbe projekta „Izgradnja prostora za produženi boravak učenika“ Grad Beli Manastir imenovao je projektni tim kojeg čine stručnjaci s dugogodišnjim iskustvom u pisanju i provedbi projekata, stručnjaci u provedbi postupaka javne nabave te stručnjaci iz područja financija i građevine. Kao partner odabrana je Osnovna škola „Dr. Franjo Tuđman“ koja je ujedno i vlasnik zgrade te joj produženi boravak ostaje na upravljanje. Projektni tim svakodnevno je u komunikaciji s partnerom, ne samo u fazama pripreme i pisanja projekta, već i u fazama izgradnje, a ta će se komunikacija nastaviti i nakon dovršetka projekta kako bi se osigurala njegova održivost. Ovakvim načinom rada, te stalnim tjednim koordinacijama s izvođačem i nadzorom radova na samom gradilištu osigurava se kontinuirano praćenje svih faza projekta, rješavanje mogućih problema te poboljšanje dosadašnjih aktivnosti. Cijelom projektnom timu i partnerima na raspolaganju je i Pododjel za nominiranje i upravljanje projektima koji je Grad Beli Manastir osnovao u svrhu provođenja Intervencijskog plana i ostalih projekata. Voditeljica projekta i cijeli projektni tim redovno komuniciraju i sa provedbenim tijelom, točnije Project managerom iz Središnje agencije za financiranje i ugovaranje programa i projekata Europske unije te pohađaju edukacije kako bi se provedba projekta odradila što kvalitetnije.
2. Što biste iz stečenog iskustva poručili drugim korisnicima projekata?
Budućim korisnicima poručili bi da prilikom prijave projekta ne zanemare planiranje s partnerima i suradnicama u fazama pripreme i pisanja projekata kako bi se predvidjeli svi mogući problemi i otklonili na vrijeme. Pri planiranju, važno je uključiti i sve relevantne dionike kako bi se zadovoljile potrebe lokalne zajednice i projekt osigurao svoju održivost. Kvalitetna priprema projekta najvažniji je segment Project managementa uz njegovu implementaciju. Važna je i stalna komunikacija unutar samog tima, s partnerima te provedbenim tijelima. Korisnici sredstava za provedbu projekata moraju osigurati stalnu potporu projektnom timu, stručnjake i dodatnu financijsku potporu.
3. Na koji način se dobrim planiranjem može prevenirati otežana provedba projekta?
Većina mogućih problema u provođenju projekta može se otkloniti u fazi planiranja i pisanja projekta ukoliko se analiziraju svi mogući rizici. Prilikom pisanja projekata angažiraju se vanjski stručnjaci za izradu studije izvodljivosti s cost benefit analizom koja sadrži analizu rizika. Na osnovu analize rizika, analize tržišta i potreba u zajednici, projekt se planira po fazama zajedno sa partnerom kako bi se rizici u provedbi sveli na minimum. Prilikom provedbe infrastrukturnih projekata poput „Izgradnje prostora za produženi boravak učenika“ potrebno je uračunati moguće rizike pri provedbi javne nabave kao što je ulaganje žalbe, prekoračenje rokova, kašnjenje u izvedbi građevinskih radova i sl. Zato je bitno imati stručnjake s iskustvom u projektnom timu te dobru komunikaciju unutar i izvan tima.
4. Koji dio tijekom provedbe vam je bio najizazovniji?
Projekt „Izgradnja prostora za produženi boravak učenika“ obuhvaća elemente izrade projektne dokumentacije, arhitektonsko-građevinske i instalaterske radove, opremanje, reviziju projekta, promidžbu i vidljivost te upravljanje projektom i administraciju. Najizazovniji dio provedbe projekta je usklađivanje svih elemenata projekta sa zadanim rokovima, pogotovo rokovima arhitektonsko-građevinskih radova koji su ovisili kako o vremenskim uvjetima tako i o samom izvođaču. Provedbom redovnih tjednih koordinacija s partnerom, izvođačem i nadzorom na gradilištu, sve neplanirane situacije s lakoćom su se rješavale. Kako određene elemente projekta provodi partner te su u njihovoj nadležnosti, važno je uskladiti principe rada kako bi se projekt kvalitetno proveo.
